Jak prowadzić klub sportów walki

Większość klubów zakładają ludzie, którzy kochają swój sport i dobrze go uczą. To dobry punkt wyjścia, ale to nie cała robota. Klub sportów walki to także mała firma: czynsz, ubezpieczenie, pensje trenerów, marketing i niekończąca się papierologia. Na placu boju zostają ci właściciele, którzy od początku mają na to wszystko proste systemy.

Ten poradnik przeprowadzi cię przez każdy obszar prowadzenia klubu, niezależnie od tego, czy uczysz BJJ, MMA, boksu, muay thai, judo, zapasów, czy wszystkiego pod jednym dachem. Przy każdym obszarze piszemy, jak zwykle robią to doświadczone kluby i w czym może pomóc Matador, jeśli chcesz ogarniać tę część z jednej aplikacji.

Zacznij od modelu biznesowego

Zanim zajmiesz się cennikiem i grafikiem, zdecyduj, jakim klubem chcesz być. Klub nastawiony na drużynę zawodniczą, rodzinna akademia z dużą sekcją dziecięcą, studio sportów uderzanych nastawione na fitness i klub MMA z wieloma sekcjami przyciągają innych ludzi, potrzebują innej przestrzeni i zarabiają na różne sposoby. Próba bycia wszystkim naraz zwykle kończy się grafikiem, w którym wszystkiego jest po trochu i niczego porządnie.

Większość klubów sportów walki zarabia głównie na stałych karnetach dla dorosłych, a resztę dokładają zajęcia dla dzieci, wejściówki, treningi indywidualne, seminaria, wydarzenia oraz odzież i gadżety klubowe. Czynsz i koszty trenerów są w dużej mierze stałe, więc liczy się jedno: ilu płacących członków potrzebujesz, żeby je pokryć, i jak szybko realnie możesz ich zdobyć. Policz to uczciwie, zanim podpiszesz umowę najmu, i miej poduszkę finansową na miesiące, w których klub rośnie wolniej, niż zakładasz.

• Czynsz, podatek od nieruchomości i media, w tym ogrzewanie i wentylacja dla gorącej, pełnej ludzi sali.
• Maty, worki, tarcze oraz ring lub klatka, jeśli twój program ich wymaga, a z czasem także ich wymiana.
• Koszty trenerów i pracowników: stawka za zajęcia, pensja albo udział w przychodach.
• Ubezpieczenie, sprzęt do pierwszej pomocy i szkolenia z pierwszej pomocy.
• Prowizje od płatności kartą i oprogramowanie, z którego korzystasz.
• Marketing, szyld i porządne zdjęcia.
• Środki czystości i czas na sprzątanie: czysty klub to konieczność, a nie luksus.

Karnety, wejściówki i ceny

Cennik powinien być na tyle prosty, żeby dało się go wytłumaczyć jednym zdaniem. Wiele klubów opiera się na jednym głównym karnecie open dla dorosłych, a do tego dokłada karnet z limitem wejść dla osób, które mogą trenować tylko raz lub dwa razy w tygodniu, cenę dla dzieci i wejściówkę dla gości. Każdy dodatkowy karnet to więcej administracji i trudniejszy wybór dla nowej osoby, więc dodawaj kolejne dopiero wtedy, gdy proszą o nie prawdziwi członkowie.

Ustalaj ceny na podstawie tego, co dajesz, a nie tego, ile bierze najtańszy klub w okolicy. Członkowie płacą za jakość treningów, czystą i zadbaną salę, grafik, który pasuje do ich życia, i atmosferę na macie. Konkurowanie wyłącznie ceną przyciąga zwykle tych, którzy najszybciej odchodzą, i nie zostawia pieniędzy na dobrych trenerów.

• Czy karnety odnawiają się automatycznie co miesiąc lub co rok, czy kupuje się je na określony czas.
• Czy karnet obejmuje wszystkie sporty, których uczysz, czy tylko niektóre.
• Twoje warunki: okres wypowiedzenia, zasady rezygnacji i co dzieje się z niewykorzystanym czasem.
• Jak działają treningi próbne i co dzieje się po ich zakończeniu.
• Cena wejściówki i to, czy obowiązuje na wszystkie zajęcia, czy tylko na niektóre.

Karnety i wejściówki na Matadorze

W aplikacji Matador tworzysz plany członkostwa, czyli karnety, które odnawiają się co miesiąc lub co rok z karty albo są kupowane jednorazowo na określoną liczbę dni, i możesz ograniczyć karnet do wybranych sportów. Członkowie kupują i odnawiają karnety w aplikacji, a osoby z karnetem odnawialnym same zarządzają subskrypcją lub ją anulują na bezpiecznej stronie płatności, więc nie musisz ręcznie aktualizować danych kart.

Wejściówki działają na poziomie pojedynczych zajęć. Ustalasz jedną cenę wejściówki dla całego klubu, a potem możesz ją zmienić albo wyłączyć wejściówki na wybranych zajęciach. Goście płacą w aplikacji, zanim potwierdzą obecność. Cena wejściówki widnieje też na publicznej stronie twojego klubu. Gdy ktoś potrzebuje dostępu poza karnetem, np. na tydzień próbny, w ramach darmowego karnetu albo po zapłacie gotówką w recepcji, możesz przyznać mu dostęp na określoną liczbę dni z notatką, która wyjaśnia powód.

Jak ułożyć dobry grafik

Twój grafik to twój produkt. Początkujący potrzebują zajęć z podstaw o stałych porach, zaawansowani rozwoju i mocniejszych rund, a zawodnicy konkretnych przygotowań do startów. Rodzice potrzebują zajęć dla dzieci, które da się pogodzić ze szkołą, a wszyscy potrzebują grafiku, który jest na tyle stabilny, żeby dało się wokół niego zbudować nawyk.

• Najpopularniejsze zajęcia wstaw w godziny, w które może przyjść najwięcej osób, czyli w wielu klubach na wieczory w dni powszednie.
• Wyraźnie oznacz poziom i styl każdych zajęć, np. podstawy, wszystkie poziomy, zaawansowani czy grupa zawodnicza, a tam, gdzie to ma sens, także gi lub no-gi.
• Nie wpuszczaj początkujących na mocne sparingi, dopóki nie są na nie gotowi.
• Dodaj open mat albo sparingi, na których członkowie mogą sprawdzić w praktyce to, co ćwiczyli w tygodniu.
• Zmieniaj grafik rzadko i zapowiadaj zmiany z wyprzedzeniem.

Grafik na Matadorze jest zbudowany właśnie pod to. Dodajesz cotygodniowe zajęcia ze sportem, godzinami, trenerem, poziomem i notatkami i decydujesz, czy na dane zajęcia można kupić wejściówkę. Możesz odwołać pojedyncze zajęcia bez ruszania reszty tygodnia: członkowie dostają powiadomienie, a osoby, które kupiły wejściówkę na te zajęcia, automatycznie dostają zwrot. Krótkie ogłoszenia, np. o zmianie godzin w święta, wiszą na górze grafiku, a twój tydzień widać też na publicznej stronie klubu, więc osoby, które cię szukają, wiedzą, co i kiedy się odbywa.

Trenerzy, kadra i uprawnienia

Niewiele klubów długo pociągnie, jeśli właściciel prowadzi wszystkie zajęcia sam. Zatrudniaj trenerów, którzy pasują do kultury, jaką chcesz budować, a nie tylko najlepszych zawodników, jakich uda ci się znaleźć: cierpliwy trener od podstaw często robi dla liczby członków więcej niż znane nazwisko, którego rzadko widać na sali. Ustal na piśmie, ile zarabia każdy trener, za co odpowiada i kto przejmuje jego zajęcia, gdy go nie ma.

Najczęstsze modele to stała stawka za zajęcia, pensja dla trenerów na pełen etat i udział w przychodach z programów, które trener sam zbudował. Niezależnie od wyboru dbaj o spójne standardy: wspólny program dla początkujących, te same zasady bezpieczeństwa na wszystkich zajęciach i regularne rozmowy o postępach członków.

Kadra potrzebuje też odpowiedniego dostępu, i ani trochę więcej. W aplikacji Matador każda osoba w klubie ma rolę: właściciel, administrator albo członek, a do tego możesz tworzyć własne role, np. trener czy recepcja, z dokładnie takimi uprawnieniami, jakich potrzebują: zarządzanie członkami, edycja grafiku, rejestrowanie obecności, obsługa dokumentów, zarządzanie finansami albo publikowanie w feedach klubu. Finanse zostają w rękach właściciela, chyba że zdecydujesz inaczej.

Dziennik aktywności zapisuje wszystko, co dzieje się w klubie, od nowych członków i zmian w grafiku po płatności, więc właściciele i administratorzy zawsze widzą, kto, co i kiedy zrobił. Możesz go filtrować według kategorii, np. członkowie, płatności czy obecność, żeby szybko znaleźć to, czego szukasz.

Treningi próbne i pierwsze kroki nowych członków

Każda nowa osoba przychodzi zestresowana, a pierwszy trening decyduje o tym, czy wróci. Zaplanuj go, zamiast zostawiać przypadkowi. Kluby, w których treningi próbne często kończą się zapisem, traktują je jak krótki, przemyślany proces: ciepłe powitanie, jasna informacja, jak wyglądają zajęcia, partner, który zaopiekuje się nowicjuszem, i rozmowa po treningu o tym, co dalej.

1. 1

   Ułatw pierwszy krok

   Na stronie klubu i w mediach społecznościowych napisz jasno, jak umówić się na trening próbny i na które zajęcia przyjść.

2. 2

   Odpowiadaj szybko

   Ktoś, kto pyta o trening próbny, jest gotowy teraz. Odpowiedź tego samego dnia pozwala nie stracić tego zapału.

3. 3

   Przygotuj zajęcia

   Uprzedź trenera, kto przyjdzie, dobierz nowej osobie cierpliwego partnera i trzymaj ją z dala od mocnych rund.

4. 4

   Formalności przed matą

   Oświadczenia, kontakt alarmowy i pytania o zdrowie załatw, zanim nowa osoba zacznie trenować.

5. 5

   Odezwij się

   Napisz po pierwszym treningu i jeszcze raz po pierwszym tygodniu. Zapytaj o wrażenia i zaproponuj kolejne zajęcia.

6. 6

   Niech zapis będzie prosty

   Wyjaśnij po ludzku, jakie są karnety, i pozwól zapisać się od ręki.

Na Matadorze ludzie trafiają do ciebie przez stronę klubu i stamtąd zgłaszają chęć treningu. Z każdego zgłoszenia dowiesz się, jakie sporty ktoś chce trenować, jakie ma doświadczenie i czy chce przyjść na trening próbny, i przeczytasz zostawioną dla ciebie notatkę. Zgłoszenia akceptujesz w aplikacji, a każdy, kto ma pytanie, może napisać do ciebie z tej samej strony. Przed pierwszym treningiem nowi członkowie mogą przeczytać i zaakceptować w aplikacji twoje oświadczenie i regulamin oraz dodać kontakt alarmowy do swojego profilu członka.

Utrzymanie członków, frekwencja i pasy

Zatrzymać członków jest taniej i łatwiej niż znaleźć nowych, i właśnie na tym najlepsze kluby skupiają najwięcej wysiłku. Ludzie odchodzą, kiedy przestają czuć postępy, przestają czuć się częścią klubu albo po prostu wypadają z rytmu. Wszystkie trzy rzeczy widać we frekwencji na długo, zanim ktokolwiek zrezygnuje.

• Obserwuj frekwencję, zwłaszcza w pierwszych miesiącach, i odezwij się, gdy ktoś zaczyna przychodzić rzadziej.
• Zapamiętaj imię każdego członka i zwracaj się do niego po imieniu.
• Świętuj ważne momenty: pierwsze zawody, setny trening, nowy pas.
• Dawaj doświadczonym członkom nowe wyzwania, np. zajęcia zawodnicze, treningi dla zaawansowanych albo pomoc w prowadzeniu zajęć.
• Proś o opinie i wyciągaj z nich wnioski, żeby problemy wychodziły na jaw, zanim skończą się rezygnacjami.

Na Matadorze członkowie sami potwierdzają obecność na zajęciach telefonem, a aplikacja wpuszcza ich tylko z aktywnym karnetem lub opłaconą wejściówką, więc dostęp jest uczciwy i nikt nie musi stać przy drzwiach z listą. Kadra może też potwierdzić obecność członka z listy uczestników zajęć, np. gdy komuś rozładował się telefon. Profil każdego członka pokazuje historię obecności, dzięki czemu trenerzy widzą, kto naprawdę trenuje, a kto zniknął z radaru.

Awanse najwięcej znaczą w sportach z pasami. W BJJ, judo i karate kolejne pasy to ważny powód, dla którego ludzie zostają; w boksie, muay thai, MMA i zapasach postępy widać raczej po startach, bilansie walk i przejściu do trudniejszej grupy. Niezależnie od sportu trzymaj się jasnych zasad i otwarcie mów, co oznacza nowy pas albo przejście do wyższej grupy, zapisuj, kto i kiedy awansował, i rób z każdego awansu święto całego klubu.

Płatności, księgowość i administracja

Problemy z płynnością finansową zamykają więcej klubów niż brak członków. Pobieraj opłaty za karnety automatycznie, zamiast liczyć na to, że ludzie będą pamiętać, od pierwszego dnia oddzielaj pieniądze firmowe od prywatnych i prowadź dokumentację na bieżąco co miesiąc, a nie raz w roku. Dobre biuro rachunkowe, które zna specyfikę małych firm, zwykle zarabia na siebie.

• Wszystkie przychody i koszty klubu przepuszczaj przez osobne konto firmowe.
• Wszędzie, gdzie się da, przyjmuj płatności kartą i płatności cykliczne, żeby odnowienia nie zależały od upominania się.
• Zapisuj każdą płatność gotówką i wydawaj potwierdzenia.
• Co miesiąc porównuj przychody z wyciągiem z konta.
• Odkładaj pieniądze na podatki na bieżąco, a nie dopiero wtedy, gdy przyjdzie termin zapłaty.
• Szybko i uprzejmie reaguj na nieudane płatności.

Matador przyjmuje płatności przez Stripe. W aplikacji podłączasz do klubu konto Stripe do wypłat, a pieniądze za karnety i wejściówki trafiają na twoje konto bankowe. Aplikacja pokazuje wszystkie transakcje klubu i każdego członka, pozwala zwrócić pieniądze za wejściówkę, a do wszystkiego innego prowadzi link do panelu Stripe.

Oświadczenia, bezpieczeństwo i ubezpieczenie

Sporty walki niosą realne ryzyko, a panowanie nad nim to pierwszy obowiązek właściciela klubu. Oznacza to jasne zasady bezpieczeństwa, trenerów, którzy ich pilnują, zapewnioną pierwszą pomoc i odpowiednie ubezpieczenie. Poradź się ubezpieczyciela, który zna specyfikę sztuk walki, i sprawdź, czy związek sportowy twojej dyscypliny oferuje ubezpieczenie albo wymaga konkretnych uprawnień trenerskich. Nic w tym poradniku nie jest poradą prawną.

• Pisemne oświadczenia lub umowy uczestnictwa, sprawdzone przez kogoś z odpowiednimi kwalifikacjami, obejmujące sporty i poziomy kontaktu, które oferujesz.
• Osobne zasady dla mocnych sparingów, drużyny zawodniczej lub treningów przed zawodami, jeśli wymaga tego ubezpieczyciel.
• Kontakt alarmowy i istotne informacje medyczne każdego członka, przechowywane poufnie.
• Wyposażona apteczka, osoby przeszkolone z pierwszej pomocy na każdych zajęciach i spisana procedura na wypadek poważnej kontuzji.
• Zasady dotyczące sprzętu ochronnego na sparingach: ochraniacze na zęby, rękawice, ochraniacze na piszczele, kaski i suspensory tam, gdzie mają zastosowanie.
• Dobieranie par według gabarytów i doświadczenia oraz jasna zasada, że trener przerywa wszystko, co niebezpieczne.
• Stały plan sprzątania mat i sprzętu oraz twarda zasada, że nikt nie trenuje z infekcją skóry.

Matador trzyma dokumenty klubu w jednym miejscu. Wgrywasz oświadczenia, regulamin i zasady jako pliki PDF, wybierasz, które członkowie muszą zaakceptować, a profil każdego członka pokazuje, co już podpisał. Gdy zaktualizujesz dokument, członkowie zostaną poproszeni o akceptację nowej wersji. Członkowie sami dodają kontakt alarmowy, który widzą tylko oni i osoby z kadry z odpowiednimi uprawnieniami.

Marketing i widoczność w okolicy

Większość osób szukających klubu wpisuje w telefonie swój sport i miasto, a potem pyta znajomych. Dlatego podstawy marketingu klubu są mało efektowne: daj się łatwo znaleźć, jasno pokaż, co oferujesz i dla kogo, i daj członkom powody, żeby o tobie mówili.

• Przejmij i uzupełnij wizytówkę klubu w mapach i wyszukiwarkach, z których korzystają ludzie: aktualne godziny otwarcia, prawdziwe zdjęcia i link do grafiku.
• Proś zadowolonych członków o opinie i uprzejmie odpowiadaj na każdą, także na te krytyczne.
• Na zdjęciach i filmach pokazuj prawdziwe zajęcia i prawdziwych członków: początkujący chcą zobaczyć ludzi takich jak oni.
• Wszędzie jasno pokazuj kolejny krok: jak umówić się na trening próbny i do kogo pisać.
• Nagradzaj za polecenia. Członkowie, którzy przyprowadzają znajomych, to jedno z najpewniejszych źródeł nowych osób.
• Nawiązuj lokalną współpracę ze szkołami, firmami, fizjoterapeutami i innymi klubami sportowymi.

Każdy klub na Matadorze ma publiczną stronę, którą łatwo znaleźć, wpisując w wyszukiwarkę jego nazwę albo jego sporty i miasto. Właściciele, którzy zarządzają klubem na Matadorze, dostają znaczek „Oficjalna strona”, a ich strona pokazuje grafik, cenę wejściówki i dane kontaktowe po angielsku, polsku i francusku. Prosto ze strony ludzie mogą zgłosić chęć treningu, napisać do ciebie i obserwować klub.

Jeśli twój klub jest już w katalogu, otwórz jego stronę i wybierz „Zarządzaj tym klubem”. Matador zweryfikuje cię na podstawie wpisu, a potem przekaże go tobie, więc zachowasz stronę i miejsce w wynikach wyszukiwania, zamiast zaczynać od zera. Jeśli we wpisie są błędne dane, na każdej stronie klubu jest też formularz, żeby to zgłosić.

Wydarzenia, seminaria i społeczność

Wydarzenia to coś więcej niż dodatkowy przychód. Seminarium z cenionym przyjezdnym trenerem daje członkom coś, na co mogą czekać, ściąga ludzi z innych klubów, którzy mogą zostać u ciebie na dłużej, i pokazuje, że twój klub traktuje sprawę poważnie. Open maty, klubowe zawody, dni nadawania pasów i wspólne wyjścia budują poczucie przynależności, dzięki któremu ludzie trenują latami.

Seminaria planuj z kalkulatorem w ręku. Z góry dogadaj honorarium instruktora, dojazd i nocleg, cenę biletu ustal tak, żeby pokryła te koszty z zapasem, daj swoim członkom lepszą cenę i zacznij promocję wcześnie. Sprawdź, czy twoje ubezpieczenie obejmuje gości i wszystko, co jest specyficzne dla tego wydarzenia.

Znajdź trenera na seminarium

Na Matadorze trenerzy ogłaszają, gdzie i kiedy chcą poprowadzić seminarium, a kluby ogłaszają, że szukają instruktora, podając terminy, spodziewaną frekwencję i to, co klub zapewnia, np. dojazd, nocleg czy wyżywienie. Piszecie do siebie w aplikacji i bezpośrednio ustalacie terminy, stawkę i dojazd.

Sprzedawaj bilety i transmituj

Każdy klub i każdy trener może opublikować wydarzenie na Matadorze. Wydarzenie dostaje własną stronę w serwisie i w aplikacji, a ty możesz sprzedawać bilety w aplikacji albo osobom bez konta, skanować bilety przy wejściu po kodzie QR i sprzedawać dostęp do transmisji na żywo, która jest nagrywana, żeby można ją było obejrzeć później. Pieniądze ze sprzedaży biletów trafiają na konto Stripe, które podłączasz w aplikacji.

Niech klub żyje także poza matą

Społeczność klubu żyje między zajęciami tak samo jak na macie. Matador daje każdemu klubowi dwa feedy: publiczny, który każdy może czytać, i drugi, tylko dla członków, na ogłoszenia, wyniki i luźne pogaduchy. Kadra i członkowie publikują i komentują zgodnie z uprawnieniami, które ustawisz, a swoje wydarzenia możesz udostępniać w ogólnym feedzie społeczności Matadora, żeby zobaczyli je ludzie z innych klubów.

Dobre prowadzenie klubu to przede wszystkim konsekwencja: grafik, na którym można polegać, trenerzy, którym zależy na każdym członku, czysta i bezpieczna sala oraz pieniądze, które wpływają na czas. Zadbaj o to, a dobra opinia zrobi za ciebie sporą część marketingu.